Notice de confidentialité du site web

La présente notice de confidentialité décrit les modalités de traitement des données à caractère personnel effectué par Epta S.p.A. via la plateforme numérique MyEpta (ci-après la « Plateforme »), accessible depuis le site https://www.myepta.com .

La Plateforme est un portail numérique destiné aux professionnels (B2B) par lequel Epta S.p.A. met à la disposition de ses clients et de leurs représentants autorisés (les « Utilisateurs ») des informations, documents, données et services (les « Services ») relatifs aux produits de réfrigération industrielle (les « Actifs ») installés dans les points de vente ou sites d’exploitation (« Magasins ») des organisations clientes du Groupe Epta (les « Organisations »).

Les Services peuvent inclure, en fonction des droits d’accès des Utilisateurs et des Services souscrits par leurs Organisations, la consultation et l’analyse de données techniques et opérationnelles relatives aux Actifs, notamment les paramètres de fonctionnement, les données de performance, la consommation d’énergie, le signalement d’anomalies et l’assistance aux activités de maintenance.

L’accès aux Services est soumis à l’achèvement des procédures d’enregistrement de l’Utilisateur ainsi qu’à la vérification et à l’association du compte de l’Utilisateur à l’Organisation concernée (ci-après l’« Association du compte ») et s’effectue uniquement dans les limites des droits d’accès attribués à l’Utilisateur et des Services souscrits par l’Organisation concernée.

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, des données à caractère personnel relatives à des personnes identifiées ou identifiables peuvent être traitées.

Conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), Epta S.p.A., en sa qualité de responsable du traitement, fournit la présente notice concernant le traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs.

La présente notice a pour objet de décrire les modalités de traitement des données à caractère personnel, les finalités et bases juridiques du traitement, les durées de conservation applicables ainsi que les droits des personnes concernées.

1. Responsable du traitement

   Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Epta S.p.A., code fiscal et numéro de TVA IT 04160730968, dont le siège social est situé Via Mecenate, 86 - 20138 Milan, Italie, tél. +39 02 55403211, e-mail uffamministrativi@pec.eptarefrigeration.com (ci-après également « Epta », la « Société » ou le « Responsable du traitement »).

   Epta a désigné, conformément aux articles 37 à 39 du RGPD, un Délégué à la protection des données (DPO), qui peut être contacté à l’adresse suivante :

   c-dpo@external.eptarefrigeration.com

2. Quels types de données sont traités sur la Plateforme, à quelles fins et sur quelles bases juridiques

   Les types de données à caractère personnel suivants sont traités sur la Plateforme, pour les finalités et selon les bases juridiques indiquées ci-dessous :

   1. Données de navigation

      Afin de poursuivre notre intérêt légitime à garantir la sécurité de la Plateforme, à établir les responsabilités en cas de cybercriminalité présumée ou d’autres activités illicites affectant la Plateforme, à vérifier son bon fonctionnement et à obtenir des informations statistiques sur son utilisation (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), les systèmes informatiques et les procédures logicielles utilisés pour faire fonctionner la Plateforme acquièrent, au cours de leur fonctionnement normal, certaines données à caractère personnel dont la transmission est implicite dans l’utilisation des protocoles de communication Internet.

      Ces informations ne sont pas collectées pour être associées à des personnes concernées identifiées, mais pourraient, par leur nature même, permettre l’identification des Utilisateurs au moyen de traitements et de recoupements avec des données détenues par des tiers.

      Cette catégorie de données comprend les adresses IP ou les noms de domaine des ordinateurs utilisés par les Utilisateurs qui se connectent à la Plateforme, les adresses URI (Uniform Resource Identifier) des ressources demandées, l’heure de la demande, la méthode utilisée pour soumettre la demande au serveur, la taille du fichier obtenu en réponse, le code numérique indiquant l’état de la réponse donnée par le serveur (succès, échec, erreur, etc.) ainsi que d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation et à l’environnement informatique de l’Utilisateur.

      Une liste indicative des informations que nous pouvons collecter est la suivante :

      • adresse IP (Internet Protocol) ;
      • type de navigateur et paramètres de l’appareil utilisés pour se connecter au site web et/ou à la Plateforme ;
      • nom du fournisseur d’accès Internet (FAI) ;
      • date et heure de la visite ;
      • page web de provenance et page de sortie du visiteur ;
      • éventuellement, nombre de clics.

      La collecte de ces données à caractère personnel a lieu automatiquement lors de la navigation sur le site et/ou la Plateforme ; leur fourniture est donc obligatoire pour tous les Utilisateurs et visiteurs du site et/ou de la Plateforme.

   2. Données fournies volontairement par l’Utilisateur

      1. Pour exécuter le contrat de service auquel vous êtes partie et/ou les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) :

         Dans le cadre de l’inscription à la Plateforme et de son utilisation, les données à caractère personnel fournies par l’Utilisateur sont traitées afin de :

         • permettre l’inscription sur la Plateforme et la création d’un compte utilisateur qui, dans la phase initiale, prend la forme d’un compte technique temporaire (dit « Compte technique en attente »), nécessaire à la gestion de la demande d’Association du compte ;
         • gérer votre demande d’accès et le processus d’Association du compte, c’est-à-dire la vérification et l’association de votre compte à l’Organisation concernée à laquelle vous appartenez, ce qui comprend la vérification de votre identité, de votre appartenance à l’Organisation ou de votre autorisation à agir pour son compte, ainsi que l’exactitude des informations fournies ;
         • déterminer l’étendue des droits d’accès autorisés de l’Utilisateur, sur la base de son rôle et des informations disponibles dans les systèmes du Responsable du traitement (telles que, par exemple, Organisation, numéro de compte, Magasin, Actif et Services) ;
         • permettre, après l’achèvement de l’Association du compte, l’utilisation des Services dans les limites des droits d’accès attribués à l’Utilisateur et des Services souscrits par l’Organisation concernée ;

         Par souci de clarté, l’inscription implique initialement la création d’un Compte technique en attente, utilisé exclusivement pour gérer le processus d’Association du compte. Ce compte ne permet pas d’accéder aux Services ni aux autres fonctionnalités réservées de la Plateforme. L’accès aux Services devient disponible uniquement après que l’Utilisateur a mené à bien le processus d’Association du compte, qui consiste essentiellement à faire correspondre le Compte technique en attente avec un numéro de compte valide conformément aux instructions fournies dans la Plateforme, et reste limité aux droits d’accès attribués à l’Utilisateur ainsi qu’aux Services souscrits par l’Organisation concernée.

         Les données suivantes sont nécessaires pour créer le Compte technique en attente : prénom, nom, adresse e-mail, organisation d’appartenance, pays/région. Des données supplémentaires peuvent être requises pour compléter le processus d’Association du compte, notamment le numéro de compte et des informations relatives au rôle de l’Utilisateur au sein de l’Organisation.

         La fourniture des données à caractère personnel est facultative mais nécessaire pour l’inscription sur la Plateforme et l’accès aux Services ; à défaut, vous ne pourrez pas créer votre compte ni utiliser la Plateforme.

         Si le processus d’Association du compte n’est pas achevé, vos données à caractère personnel seront traitées pendant une période limitée, comme indiqué dans la section relative à la conservation des données.

         Les coordonnées fournies par l’Utilisateur ne peuvent être utilisées que pour des communications strictement liées à la gestion de l’inscription, des demandes d’accès et de l’utilisation de la Plateforme, sauf si l’Utilisateur a donné son consentement spécifique à des fins de marketing et d’information.

      2. Pour respecter les obligations légales auxquelles Epta est soumise, découlant des lois et réglementations applicables en matière fiscale, comptable, administrative et de sécurité (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD).
      3. Pour poursuivre notre intérêt légitime à exercer ou défendre un droit en justice ou en dehors de toute procédure judiciaire (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) : nous pouvons traiter vos données à caractère personnel afin de poursuivre notre intérêt légitime à exercer ou défendre un droit en justice ou en dehors de toute procédure judiciaire, y compris en cas de responsabilité précontractuelle éventuelle.
      4. Pour poursuivre notre intérêt légitime à garantir l’achèvement du processus d’inscription (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) : nous pouvons vous envoyer, par des moyens automatisés (tels que des e-mails), des communications destinées à vous aider à finaliser le processus d’Association du compte, y compris des rappels.

      À des fins de marketing et d’information (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD) : sous réserve de votre consentement libre, spécifique et facultatif, vos données à caractère personnel peuvent être traitées par Epta pour l’envoi, par des moyens automatisés (tels que e-mail, SMS, applications de messagerie) et/ou par des moyens traditionnels (tels que téléphone avec opérateur et courrier papier), de communications promotionnelles, commerciales et informatives relatives aux produits, services, initiatives et activités d’Epta, standardisées selon la catégorie pertinente d’Utilisateur, sans que cela n’implique de processus décisionnels automatisés ni de profilage au sens de l’article 22 du RGPD. Le consentement est facultatif ; son absence ou son retrait ultérieur n’affecte en rien l’inscription à la Plateforme ni l’utilisation des services associés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, même partiellement, uniquement pour les moyens de communication automatisés, en contactant le Responsable du traitement aux coordonnées indiquées au paragraphe 5 ci-dessous.

3. Communication à des tiers et divulgation des données à caractère personnel

   Vos données à caractère personnel peuvent être consultées par les employés et le personnel autorisé du Responsable du traitement, dûment habilités à traiter ces données et agissant selon ses instructions. Les données à caractère personnel peuvent également être communiquées à des prestataires de services tiers, notamment des fournisseurs de services d’assistance informatique et applicative, de services de communication, de services de traitement des données, d’hébergement et d’infrastructure cloud, de cybersécurité, d’analyse web et de gestion de la Plateforme, ainsi qu’à des sociétés du Groupe Epta impliquées dans la fourniture des produits et Services accessibles via la Plateforme et dans la gestion des activités commerciales, d’assistance et de maintenance correspondantes. Ces destinataires traitent les données à caractère personnel conformément à leurs rôles et responsabilités respectifs au regard de la législation applicable en matière de protection des données. Les données à caractère personnel peuvent être traitées par des prestataires de services technologiques et d’infrastructure, y compris des fournisseurs de services cloud et de gestion de l’identité numérique, dans la mesure nécessaire au fonctionnement et à la sécurité de la Plateforme.

   Les données à caractère personnel peuvent également être communiquées aux autorités chargées de l’application de la loi, aux tribunaux ou à d’autres autorités publiques compétentes lorsque la loi applicable l’exige ou en vertu d’une décision judiciaire, administrative ou réglementaire contraignante, ainsi qu’à nos conseillers juridiques lorsque cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

   Tout transfert de vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen (les « Pays tiers ») n’aura lieu que lorsque le pays de destination a été reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel ou, en l’absence d’une telle décision d’adéquation, lorsque des garanties appropriées sont mises en place pour assurer un niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti au sein de l’Union européenne, notamment par la conclusion des Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Dans tous les cas, des mesures appropriées seront mises en œuvre afin de garantir que les personnes concernées puissent exercer effectivement leurs droits et bénéficier de garanties adéquates concernant le traitement de leurs données à caractère personnel. Ces transferts peuvent également intervenir dans le cadre de l’utilisation de services cloud et de systèmes d’authentification soutenant le fonctionnement de la Plateforme.

   Des informations complémentaires peuvent être demandées en écrivant à compliance@eptarefrigeration.comcompliance@eptarefrigeration.com.

4. Durée du traitement et conservation des données à caractère personnel

   Le Responsable du traitement conserve les données à caractère personnel pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et notamment :

   • pour les finalités visées au point 2.1 ci-dessus, pendant une durée maximale de six mois, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour établir les responsabilités en cas de cybercriminalité présumée affectant le site web et/ou la Plateforme, ou pour se conformer aux demandes des autorités judiciaires ou des autorités chargées de l’application de la loi ;
   • pour les finalités visées au point 2.2 a) ci-dessus : (i) si le processus d’inscription est mené à bien et que le compte de l’Utilisateur a été correctement associé à l’Organisation concernée (Association du compte), les données à caractère personnel seront conservées pendant la durée de la relation contractuelle relative aux Services et jusqu’à ce que l’Utilisateur demande la suppression de son compte. Dans tous les cas, le compte et ses données seront automatiquement supprimés en cas d’inactivité pendant deux années consécutives, c’est-à-dire si l’Utilisateur n’a pas accédé à la Plateforme durant cette période ; (ii) si le processus d’inscription n’est pas achevé, ou si le processus de vérification et d’association du compte à l’Organisation concernée (Association du compte) n’est pas achevé, les données à caractère personnel seront conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la demande d’Association du compte et, en tout état de cause : (x) pendant une période n’excédant pas 48 heures à compter de la création du Compte technique en attente, si l’Utilisateur ne complète pas la demande d’Association du compte dans ce délai ; (y) pendant une période maximale de 15 jours à compter de la création du Compte technique en attente, si, dans les 48 heures suivant la création du Compte technique en attente, l’Utilisateur a contacté Epta pour recevoir une assistance dans le processus d’Association du compte et si Epta a vérifié que l’Utilisateur est autorisé à opérer sur la Plateforme sur la base d’un numéro de compte valide, dans le seul but de permettre l’achèvement du processus d’Association du compte. Si les délais visés aux points (x) et (y) expirent sans que le processus d’Association du compte ait été mené à bien, le Compte technique en attente et les données à caractère personnel associées seront automatiquement supprimés.
   • pour les finalités visées aux points 2.2 b) et 2.2 c), pendant 10 ans, afin de respecter les obligations de conservation prévues par les lois et réglementations comptables et fiscales ainsi que les délais de prescription applicables aux réclamations contractuelles ;
   • pour les finalités visées au point 2.2 d) ci-dessus, pendant 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez fourni votre dernier consentement à recevoir des communications marketing et informatives ; à l’approche de l’expiration de cette période, il vous sera demandé si vous souhaitez continuer à recevoir ces communications et, le cas échéant, la durée de conservation susmentionnée sera renouvelée. Dans le cas contraire, les données à caractère personnel seront supprimées à l’expiration de la durée de conservation.

   Les durées de conservation des données collectées au moyen des cookies sont disponibles dans la Politique relative aux cookies : https://www.myepta.com/cookie-policy.

5. Droits des personnes concernées (articles 15 à 22 du Règlement)

   Enfin, nous vous informons que vous pouvez, à tout moment, gratuitement et sans formalités, exercer les droits prévus aux articles 15 à 22 du RGPD. En particulier, vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’accéder à ces données et d’en recevoir une copie, ainsi que les informations prévues à l’article 15 du RGPD (droit d’accès) ; d’obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes vous concernant et le complément des données incomplètes (droit de rectification) ; d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’une des conditions prévues à l’article 17 du RGPD est remplie (droit à l’effacement ou « droit à l’oubli ») ; d’obtenir la limitation du traitement dans les cas prévus à l’article 18 du RGPD (droit à la limitation du traitement) ; d’être informé de toute rectification, suppression ou limitation du traitement effectuée conformément à l’article 19 du RGPD ; de recevoir les données à caractère personnel vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque les conditions prévues à l’article 20 du RGPD sont remplies (droit à la portabilité des données) ; et de vous opposer, à tout moment et pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur les intérêts légitimes du Responsable du traitement (droit d’opposition).

   Concernant le traitement à des fins de marketing, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à ces fins et de retirer tout consentement précédemment donné, en tout ou en partie, y compris uniquement pour les moyens de communication automatisés. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

   Les demandes d’exercice de vos droits, comme indiqué ci-dessus, peuvent être adressées par courrier à Epta S.p.A., Via Mecenate, 86 - 20138 Milan, Italie, ou par e-mail à compliance@eptarefrigeration.com.

   Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali) : www.garanteprivacy.it.

6. Utilisation des cookies

   Pour plus d’informations sur l’utilisation des cookies et le traitement des données à caractère personnel qui y est lié, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies : https://www.myepta.com/cookie-policy.

7. Modifications

   La présente Politique de confidentialité peut faire l’objet de modifications ou de mises à jour en fonction des évolutions réglementaires et technologiques. En cas de modifications substantielles de la Politique de confidentialité, nous vous enverrons la nouvelle version par e-mail.

Dernière mise à jour : 22 juillet 2026