Informativa Privacy del sito web

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali effettuato da Epta S.p.A. attraverso la piattaforma digitale MyEpta, di seguito la “Piattaforma”, accessibile dal sito https://www.myepta.com.

La Piattaforma è un portale digitale per professionisti B2B attraverso il quale Epta S.p.A. rende disponibili, ai clienti e ai loro rappresentanti autorizzati, gli “Utenti”, informazioni, documentazione, dati e servizi, i “Servizi”, relativi ai prodotti di refrigerazione industriale, gli “Asset”, installati presso i punti di vendita o siti operativi, “Store”, delle organizzazioni clienti del Gruppo Epta, le “Organizzazioni”.

I Servizi possono comprendere, a seconda dei privilegi di accesso degli utenti e dei Servizi sottoscritti dalle loro Organizzazioni, la visualizzazione e l’analisi di dati tecnici e operativi relativi agli Asset, inclusi parametri di funzionamento, dati di performance, consumi energetici, segnalazione di anomalie e supporto alle attività di manutenzione.

L’accesso ai Servizi è subordinato al completamento delle procedure di registrazione dell’Utente e di verifica e associazione dell’account dell’Utente alla relativa Organizzazione, di seguito “Account Pairing”, e avviene esclusivamente entro i limiti dei privilegi d’accesso assegnati all’Utente e ai Servizi sottoscritti dalla relativa Organizzazione.

Nell’ambito dell’utilizzo della Piattaforma, possono essere trattati dati personali relativi a persone identificate o identificabili.

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, “GDPR”, Epta S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, fornisce la presente informativa in relazione al trattamento dei dati personali degli Utenti.

La presente informativa ha lo scopo di descrivere le modalità di trattamento dei dati personali, le finalità e basi giuridiche del trattamento, i tempi di conservazione e i diritti degli interessati.

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Epta S.p.A., Cod. Fisc. e P. IVA IT 04160730968, con sede legale in Via Mecenate, 86 - 20138 Milano, Italia, Tel. +39 02 55403211, e-mail uffamministrativi@pec.eptarefrigeration.com, di seguito anche “Epta”, “Società” o “Titolare”.

Epta ha nominato, ai sensi degli artt. 37–39 del GDPR, un Responsabile della Protezione dei Dati, Data Protection Officer – DPO, contattabile al seguente recapito:

c-dpo@external.eptarefrigeration.com

2. Quali tipi di dati sono trattati sulla Piattaforma, per quali finalità e su quali basi legali

Sulla Piattaforma sono trattati i seguenti tipi di dati personali, per le seguenti finalità e secondo le basi giuridiche di seguito indicate:

2.1. Dati di navigazione

Per perseguire il nostro legittimo interesse a garantire la sicurezza della Piattaforma e accertare la responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del Sito, controllarne il corretto funzionamento e avere informazioni statistiche sul suo utilizzo (art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR), i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo Sito e della Piattaforma acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono alla Piattaforma, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server, buon fine, errore, ecc., ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Un elenco indicativo di informazioni che potremmo raccogliere è il seguente:

• indirizzo internet protocollo (IP);
• tipo di browser e parametri del dispositivo usato per connettersi al sito web e/o Piattaforma;
• nome dell’internet service provider (ISP);
• data e orario di visita;
• pagina web di provenienza del visitatore (referral) e di uscita;
• eventualmente il numero di click.

La raccolta di tali dati personali avviene in maniera automatica durante la navigazione del sito e/o della Piattaforma ed il loro conferimento è pertanto obbligatorio per tutti gli utenti e visitatori del sito e/o della Piattaforma.

2.2. Dati forniti volontariamente dall’utente

a) Per dare esecuzione al contratto di servizi di cui Lei sia parte e/o a misure precontrattuali adottate su Sua richiesta

(art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR)

In relazione alla registrazione alla, e all’utilizzo della, Piattaforma, i dati personali forniti dall’Utente sono trattati al fine di:

• consentire la registrazione alla Piattaforma e la creazione di un account utente, che nella fase iniziale assume la forma di account tecnico temporaneo, c.d. “Pending Technical Account”, necessario per la gestione della richiesta di Account Pairing;
• gestire la richiesta di accesso dell’Utente e il processo di Account Pairing, cioè la verifica e associazione dell’account alla relativa Organizzazione di cui fa parte, che include la verifica dell’identità dell’Utente, della sua appartenenza o autorizzazione ad operare per conto dell’Organizzazione e della correttezza delle informazioni fornite;
• determinare il perimetro di accesso autorizzato dell’Utente, in funzione del suo ruolo e delle informazioni disponibili nei sistemi del Titolare, quali, a titolo esemplificativo, Organizzazione, account number, Store, Asset e Servizi;
• consentire, a seguito del completamento dell’Account Pairing, l’utilizzo dei Servizi entro i limiti dei privilegi di accesso assegnati all’Utente e dei Servizi sottoscritti dalla relativa Organizzazione.

Per maggiore chiarezza, la registrazione comporta inizialmente la creazione di un Pending Technical Account, utilizzato esclusivamente per gestire il processo di Account Pairing. Tale account non consente l’accesso ai Servizi né ad altre funzionalità riservate della Piattaforma. L’accesso effettivo ai Servizi è subordinato al completamento delle procedure di Account Pairing da parte dell’Utente, che consistono essenzialmente nell’abbinare al Pending Technical Account un valido account number secondo le istruzioni fornite all’interno della Piattaforma, ed è limitato ai privilegi di accesso assegnati all’Utente e ai Servizi sottoscritti dalla relativa Organizzazione.

Per la creazione del Pending Technical Account sono richiesti i seguenti dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, Organizzazione di appartenenza, Paese/area geografica. Per il completamento del processo di Account Pairing possono essere richiesti ulteriori dati, tra cui l’account number e informazioni relative al ruolo dell’Utente all’interno dell’Organizzazione.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo ma necessario per la registrazione alla Piattaforma e per l’accesso ai Servizi; in mancanza, non sarà possibile creare l’account né utilizzare la Piattaforma.

Qualora il processo di Account Pairing non venga completato, i dati personali saranno trattati per un periodo limitato, come indicato nella sezione relativa alla conservazione dei dati.

I dati di contatto forniti dall’Utente potranno essere utilizzati esclusivamente per comunicazioni strettamente connesse alla gestione della registrazione, della richiesta di accesso e dell’utilizzo della Piattaforma, fatto salvo il caso in cui l’Utente abbia prestato uno specifico consenso per finalità di marketing e comunicazioni informative.

b) Per ottemperare agli obblighi di legge cui Epta è soggetta

I dati personali potranno essere trattati per ottemperare agli obblighi di legge cui Epta è soggetta, previsti da norme fiscali, contabili, amministrative e di sicurezza (art. 6, co. 1, lett. c) del GDPR).

c) Per perseguire il nostro legittimo interesse ad esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale

(art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR)

Potremmo trattare i Suoi dati personali per perseguire il nostro legittimo interesse ad esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, anche in caso di eventuali responsabilità precontrattuali.

d) Per perseguire il nostro legittimo interesse a garantire il corretto completamento del processo di registrazione

(art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR)

Potremmo inviarLe, tramite strumenti automatizzati quali e-mail, comunicazioni al fine di assisterla nel completamento delle operazioni di Account Pairing, inclusi promemoria.

Finalità di marketing e comunicazioni informative

Per finalità di marketing e comunicazioni informative (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), previo Suo consenso libero, specifico e facoltativo, i Suoi dati personali potranno essere trattati da Epta per l’invio, tramite strumenti automatizzati, quali e-mail, SMS, applicazioni di messaggistica, e/o modalità tradizionali, quali telefono con operatore e posta cartacea, di comunicazioni aventi contenuto promozionale, commerciale, informativo, relative ai prodotti, servizi, iniziative e attività di Epta, standardizzate secondo la tipologia di Utente, senza che ciò comporti processi decisionali automatizzati o profilazione alcuna ai sensi dell’art. 22 GDPR. Il conferimento del consenso è facoltativo; il mancato conferimento o la successiva revoca non pregiudicano in alcun modo la registrazione alla Piattaforma né l’utilizzo dei relativi servizi. Lei potrà in qualsiasi momento revocare il consenso prestato, anche in modo parziale solo per le modalità automatizzate di comunicazione, contattando il Titolare ai recapiti indicati al successivo paragrafo 5.

3. Comunicazione a terzi e conoscibilità dei dati personali

Dei Suoi dati entrano a conoscenza i dipendenti e collaboratori del Titolare, in qualità di addetti al trattamento, nonché soggetti terzi, quali società che prestano assistenza o servizi, ad esempio servizi di consulenza e supporto IT e applicativo, servizi di comunicazione, servizi di elaborazione dati, servizi di hosting e infrastruttura cloud, servizi di sicurezza informatica, altri servizi IT, analisi web, servizi di gestione della Piattaforma, e società del Gruppo Epta coinvolte nella fornitura dei prodotti e dei Servizi accessibili tramite la Piattaforma, nella gestione dei relativi rapporti commerciali, di assistenza e manutenzione. Tali soggetti trattano i dati personali secondo il ruolo rispettivamente ricoperto ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. In particolare, i dati potranno essere trattati da fornitori di servizi tecnologici e infrastrutturali, inclusi fornitori di servizi cloud e sistemi di gestione delle identità digitali utilizzati per il funzionamento e la sicurezza della Piattaforma.

I dati potranno essere inoltre condivisi con forze di Polizia o Autorità giudiziaria ove necessariamente richiesto per obbligo legale e/o a seguito di una decisione giudiziaria o amministrativa vincolante, nonché con i nostri consulenti legali.

L’eventuale trasferimento dei Suoi dati personali in paesi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo, c.d. Paesi Terzi, avverrà verso Paesi Terzi riconosciuti dalla Commissione Europea come idonei a garantire un livello adeguato di protezione dei dati personali o, in caso contrario, qualora sia garantito contrattualmente da tali soggetti situati nel Paese Terzo un livello di protezione dei dati personali adeguato rispetto a quello dell’Unione Europea, ad esempio tramite la sottoscrizione delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea, e che sia sempre assicurato l’esercizio dei diritti degli interessati. Tali trasferimenti possono avvenire anche nell’ambito dell’utilizzo di servizi cloud e sistemi di autenticazione utilizzati per il funzionamento della Piattaforma.

Ulteriori informazioni possono essere richieste scrivendo a compliance@eptarefrigeration.com.

4. Durata temporale dei trattamenti e della conservazione dei dati personali

Il Titolare conserva i dati personali finché sono necessari per il conseguimento della finalità per cui sono stati raccolti, e nello specifico:

• ai fini di cui al precedente punto 2.1, per un periodo massimo di sei mesi, salvo che l’ulteriore conservazione sia necessaria per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito web e/o della Piattaforma o per adempiere a richieste dall’Autorità giudiziaria o delle forze di Polizia;
• ai fini di cui al precedente punto 2.2 a): nel caso in cui il processo di registrazione sia completato con esito positivo e l’account dell’Utente sia stato correttamente associato alla relativa Organizzazione, Account Pairing, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale relativo ai Servizi e fino alla richiesta di cancellazione dell’account da parte dell’Utente. In ogni caso, l’account e i relativi dati saranno cancellati automaticamente in caso di inattività protratta per 2 anni consecutivi, intesa come mancato accesso alla Piattaforma per tale periodo; nel caso in cui il processo di registrazione non sia completato, ovvero non venga finalizzato il processo di verifica e associazione dell’account alla relativa Organizzazione, Account Pairing, i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta di Account Pairing e, in ogni caso: per un periodo non superiore a 48 ore dalla creazione del Pending Technical Account, qualora l’Utente non completi la richiesta di Account Pairing entro tale termine; per un periodo massimo di 15 giorni dalla creazione del Pending Technical Account, qualora entro le 48 ore dalla creazione del Pending Technical Account, l’Utente abbia contattato Epta per ricevere assistenza nell’ambito del processo di Account Pairing ed Epta abbia accertato che l’Utente è legittimato ad operare all’interno della Piattaforma sulla base di un valido account number, al solo fine di consentire il completamento del processo di Account Pairing. Decorsi tali termini senza che sia stato completato positivamente il processo di Account Pairing, il Pending Technical Account e i dati personali associati saranno cancellati automaticamente;
• ai fini di cui ai precedenti punti 2.2 b) e 2.2 c), per 10 anni in ragione rispettivamente degli obblighi di conservazione imposti dalle normative contabili e fiscali nonché dal periodo di prescrizione delle azioni contrattuali;
• ai fini di cui al precedente punto 2.2 d), per 3 anni a partire dal rilascio del vostro ultimo consenso per scopi di marketing e comunicazioni informative; avvicinandosi alla scadenza di tale termine, Le verrà chiesto se è ancora interessato a ricevere tali comunicazioni ed, in caso affermativo, il periodo di conservazione sopra menzionato verrà rinnovato. In caso contrario, alla scadenza del periodo i dati verranno cancellati.

I tempi di conservazione dei dati raccolti tramite cookie sono disponibili nella Cookie Policy: https://www.myepta.com/cookie-policy

5. Diritti degli interessati (artt. da 15 a 22 del Regolamento)

La informiamo, infine, che Lei ha il diritto di esercitare in qualsiasi momento, gratuitamente e senza formalità, i seguenti diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR: il diritto di chiedere l’accesso ai dati personali, ovvero il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali, ottenendone copia, ed alle informazioni elencate nella norma art. 15 del GDPR; la rettifica, ovvero il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti che La riguardano o l’integrazione dei dati incompleti (art. 16); la cancellazione – oblio, ovvero il diritto di ottenere la cancellazione dei dati che La riguardano, se sussiste uno dei motivi indicati dalla norma (art. 17); la limitazione al trattamento ovvero il diritto di ottenere, nei casi indicati dalla norma, il contrassegno dei dati conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro (art. 18); la notifica in caso di rettifica, cancellazione o limitazione (art. 19); la portabilità, ovvero il diritto, nei casi indicati dall’art. 20 del GDPR, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che La riguardano, nonché di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti (art. 20); diritto di opposizione, ovvero di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi dati personali effettuato sulla base del nostro legittimo interesse (art. 21).

In relazione alle finalità di marketing, Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che la riguardano effettuato per tali finalità, nonché di revocare in qualsiasi momento il Suo consenso precedentemente prestato, totalmente o anche solo parzialmente, per esempio, in relazione alle sole modalità automatizzate. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca stessa.

Le richieste di esercizio dei Suoi diritti, come sopra indicati, possono essere presentate via posta all’indirizzo Epta S.p.A., Via Mecenate, 86 - 20138 Milano, Italia, o via e-mail all’indirizzo compliance@eptarefrigeration.com.

Le ricordiamo inoltre che ha diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

6. Utilizzo dei Cookie

Per maggiori informazioni sull’utilizzo dei cookie e sul relativo trattamento dei dati personali, si rimanda alla nostra Cookie Policy: https://www.myepta.com/cookie-policy

7. Modifiche

Questa informativa privacy potrà essere soggetta a modifiche od aggiornamenti in conformità all’evoluzione normativa e tecnologica. In caso di modifiche sostanziali, provvederemo a mandarLe la nuova versione via e-mail.

Ultimo Aggiornamento: 22 luglio 2026